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Comment retrouver du temps dans un agenda surchargé ?

Mis à jour : févr. 19

Lorsque je suis devenue manager mon agenda s’est miraculeusement retrouvé à 200% rempli et comme je n’avais malheureusement pas réussi à me doter du don d’ubiquité il a bien fallu que je trouve le moyen de m’organiser pour y arriver.


La méthode décrite ci-dessous est un mélange de plusieurs conseils reçus de collègues de travail et qui, au travers de plusieurs discussions, m’ont permis de créer ma petite méthode de gestion du temps. Je suis sûre que beaucoup d’entre vous l’utilise déjà mais au cas où, je la pose par écrit et si ça aide une seule personne mon job sera fait :-)


« Personne ne travaille mieux que lorsqu’il fait une seule chose. » Ignace de Loyola

1- Prenez du temps pour faire cet exercice

Et oui, c’est ironique comme situation. Vous manquez de temps et pourtant je vais vous demander de prendre une heure pour vous poser et faire cet exercice. Je vous le promets, ce ne sera pas du temps perdu. Si vous mettez à profit cette heure de travail cela vous permettra d’en gagner dans le futur. Alors on s’isole, on coupe son téléphone et c’est parti.


2- Munissez-vous d’un peu de matériel

- Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’outil informatique : une feuille blanche grand format avec un modèle d’agenda dessiné dessus (plus c’est grand mieux c’est !), quelques feuilles de brouillon, des feutres ou des surligneurs. Si vous utilisez une feuille de paperboard vous pouvez remplacer les feutres ou surligneurs par des post-it

- Si vous êtes à l’aise avec l’outil informatique : une feuille de brouillon et votre ordinateur.


3- Travail préparatoire

Sur une feuille de brouillon, notez tous les évènements récurrents (pause déjeuner, réunions hebdomadaires, traitement des mails …). Ces évènements vous serviront de base pour remplir votre agenda.


4- Créez votre matrice d’agenda

Pour cette partie de l’exercice utilisez vos feutres ou surligneurs pour que votre planning soit le plus visuel possible, si vous utilisez des post-it cela vous permet de modifier rapidement votre planning.

- Commencez par placer tous les évènements récurrents dans votre agenda.

- Placez ensuite des créneaux horaires en fonction des tâches que vous avez à effectuer. Par exemple : lors de mon dernier emploi je devais gérer du recrutement, la gestion de la formation, la communication interne et les projets. Je me suis donc aménagé des plages régulières uniquement dédiées à ces quatre grandes familles de tâches.

- Laissez des temps « vides » : ce ne seront pas des temps où vous ne ferez rien, mais ce seront des temps où vous pourrez gérer des situations imprévues, des projets pour lesquels vous n’aviez pas assez de temps, des moments passés avec votre équipe …


Une fois que cet exercice est fait vous reporterez ce planning dans votre outil habituel (Outlook, Lotus …) et vous devrez respecter une règle essentielle :


Aucun évènement vous ne supprimerez

Si besoin, dans la semaine vous le déplacerez


OK, je me suis un peu prise pour Maitre Yoda … mais c’est vraiment important.


Lorsque l’on base ses journées sur son agenda, l’imprévu peut devenir source de stress parce que nous n’arrivons pas à le gérer. Alors pour permettre de la flexibilité il faut se dire qu’il ne faut jamais supprimer un évènement prévu dans son agenda mais le déplacer au sein de la même semaine.


Et pour aller plus loin et apprendre à prioriser les tâches vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower … Adam Fartassi a écrit un article très complet sur l’utilisation de cette matrice, vous pouvez y faire un tour : ICI.


Vous pouvez aussi télécharger l’application Eisenhower sur votre smartphone, elle n’est disponible qu’en anglais et allemand mais elle est très bien faite.


Belle journée à tous et n’hésitez-pas à partager avec moi vos agendas :-)


Sophie

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